HBR電子報:把時間留給關鍵工作

// Published 2019-08-15 by admin

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開會開到做不完待辦工作?
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2019.08.15 第484期

運用五大策略,再多工作也不愁

伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯(Elizabeth Grace Saunders)

你用目前的工作方式來做事,事情會多得做不完。你已排好事情的輕重緩急。你已做了規畫。你已把工作分派出去。你已試過聚焦重點。下一個挑戰領域就是提高你的效率,花較少時間仍可把工作做得很好。

究竟哪一種策略最適合,因人而異,也因情況而不同。但我身為時間管理教練,與我合作的客戶都必須用較少時間來完成較多工作,結果我發現了五種策略,即使只採用其中一種,也可以每週節省數小時。

釐清真正的期望

你承擔重大任務時,應該和任何關鍵的利害關係人討論他們對你的期望。也許他們需要一份PowerPoint簡報檔,也可能不需要。也許他們需要你把工作做到A+的程度,或者B+就可以了。也許他們需要完整的全盤計畫,或者只是初步的草案就行。

我協助的一位時間管理客戶在金融業工作,當他明白在某些情況下,只需要足夠資訊可作出同意或否決的決定即可,這就為他省下了好幾天的工作。並非所有情況都需要進行深入的完整分析。

釐清真正需要的東西和需要做到什麼程度,你就可以在決定要做什麼和實際執行方面,省下好幾個小時。

重複使用以前的材料

重複使用和再度使用以前完成的材料,在不同情況下可為你節省的時間也不同,這取決於你的具體職責。但你應盡可能複製、貼上和編輯。可重複使用的包括電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案,以及與你將要傳達的內容很相似的幾乎所有其他類型的活動。

事實證明,我指導的客戶若是必須做簡報或教學,這個策略最有幫助。如果你的時間緊迫,應努力克制想要完全更新或大幅修改材料的衝動,而應使用既有的東西來節省時間,製作出最佳內容。頂尖的演講人往往一再發表同樣的內容,因為熟能生巧。… 【閱讀全文】

懂得取捨,造就高生產力

艾德.巴帝斯塔(Ed Batista)

我所指導的一位顧客,是一間大型律師事務所的管理合夥人之一,我們一直在努力的一件事,是協助他更有效地處理來自四面八方的密集需求。這些需求包括:顧客期望他有空面見他們,公司合夥人和其他員工有疑慮及紛爭等他解決,外加收件匣裡處理不完、來自上述這同一批人(還有其他人!)的信件,以及沒完沒了的未完成工作清單。…【閱讀全文】

開會開到做不完待辦工作?

伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯(Elizabeth Grace Saunders)

每天早上,你在待辦清單開頭果斷寫下「準備簡報內容!」甚至可能畫了一、兩條底線來強調。但一天結束時,你的決心已變成灰心:又一次,整天大多數時間都花在開會。而且,兩場會議之間有點空檔時,你也沒有善用時間讓簡報內容有進展。… 【閱讀全文】

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